Le monde de l’entreprise sera digital ou ne sera pas. Au regard de l’avancée de la dématérialisation des pratiques dans le monde du travail et entrepreneurial de manière générale, cette phrase sonne comme une injonction.
Injonction à laquelle sont tenues de se conformer les entreprises, ce qui peut leur poser problème. Comment numériser tous leurs documents ?
Numérisation : quels sont les outils à utiliser ?
En fonction de son secteur d’activité, certains outils peuvent se révéler intéressants voire indispensables si l’on entend dématérialiser le plus possible les pratiques et les échanges.
Ainsi, certaines structures se tourneront sans hésiter vers un type spécifique de CRM pour gérer leur relation client ou opteront pour un Business Process Management ou BPM afin d’améliorer leurs performances.
Une fois que leurs documents seront numérisés, il faudra mettre en place une GED (Gestion Electronique de Documents) cohérente, compréhensible par tous, pour pouvoir utiliser toutes les données qu’ils contiennent au quotidien.
Si cela, le chef d’entreprise en a peut-être conscience et se réjouit à l’avance des progrès qu’il va pouvoir réaliser, reste qu’il se trouve à présent devant ses archives papier et l’ensemble de ses documents d’entreprise ; ce qui peut représenter des milliards de feuilles.
Inutile de compter sur un simple scanner, puisque la transition numérique, de par la loi éponyme, suppose de digitaliser les documents d’une certaine manière, ce qui peut prendre un temps considérable quand on ne possède pas les bonnes machines et surtout, quand on ne sait pas comment réellement procéder.
Comment se faire aider pour la digitalisation de ses documents ?
Les entreprises qui viennent d’être immatriculées peuvent rapidement prendre le train en marche pour adopter la vie numérique dans leur structure. Mais quid de celles qui ont 10, 20 ans d’expérience voire plus et ont donc accumulé une foule de documents dont elles ne peuvent se séparer ?
Bien entendu, les archives doivent faire l’objet d’un tri afin de ne conserver que celles qui présentent encore un intérêt ; ce que l’on appelle dans le jargon un récolement.
Il serait tout à fait contreproductif, voire présentant des inconvénients, d’utiliser des données qui sont obsolètes et pourraient inciter à donner des informations erronées à une personne tierce.
Cela le serait aussi de ne pas être en capacité de produire des documents s’ils sont demandés par un organisme tel que le fisc par exemple.
C’est pour cela et pour obtenir des documents numérisés de qualité où chaque chiffre et mot est clairement lisible et ce, quel que soit le support (tout ne figure pas toujours sur des supports papier), que beaucoup d’entrepreneurs ne prennent pas le parti d’acheter des machines complexes dont ils devraient comprendre le fonctionnement avant de passer à la tâche de la numérisation proprement dite.
En plus, il est obligatoire, pour ne pas se retrouver avec des documents digitaux épars, de mettre en place une politique d’archivage claire où les collaborateurs pourront mettre les futurs documents digitaux sans crainte de se tromper.
Des entreprises spécialisées possèdent les outils de numérisation les plus pointus pour répondre aux termes de la loi sur la transition numérique, mais vont aussi bien au-delà avec des services annexes intéressants que l’on peut souscrire sous la forme de pack si on le souhaite.
Cela offre la possibilité de tirer parti pleinement des promesses de la digitalisation en ne payant que pour des prestations ; ce qui se révèle moins cher et moins contraignant qu’une embauche.
Certaines entreprises proposent ainsi le fait, après numérisation, de transporter les archives papier vers des lieux de stockage adaptés afin de préserver durablement ce support fragile, tout en offrant au chef d’entreprise la possibilité de profiter d’un espace supplémentaire au sein de sa structure…