Le caractère légal (et donc obligatoire) de la loi sur la transition numérique met les entrepreneurs devant un double travail : voir où ils en sont avec leurs archives papier, pour arriver à mettre en place, ensuite, un archivage digital de qualité. Cela en passe bien souvent par un dépoussiérage. Explications.
En quoi consiste le dépoussiérage d’archives ?
L’archivage est une tâche ardue que peu de chefs d’entreprises ont le temps ou la patience d’entreprendre. La nature des documents implique une durée de conservation différente et le risque de faute est grand. Une erreur peut leur causer de nombreux ennuis ; car il est impératif ; en cas de demande ; qu’un document puisse être produit.
Nous ne parlons pas ici simplement d’un client qui aurait besoin d’un élément mais aussi d’un établissement bancaire qui voudrait examiner des bilans, avant d’accorder un prêt, ou encore un agent qui effectuerait un contrôle fiscal de l’entreprise.
Ces documents doivent donc être facilement trouvés, même si la salle des archives regorge de papiers. Cela peut être facile quand l’entreprise a géré cette somme de documents depuis la création, mais beaucoup moins si l’entrepreneur ; concentré sur ses tâches quotidiennes ; s’est, peu à peu, laissé submerger par l’ampleur de la tâche.
Leur nombre serait déjà moins important si, régulièrement, un récolement était fait, avant de ranger les papiers restants. Un cercle vicieux qui touche beaucoup de structures ; qui s’inquiètent de l’avènement de la digitalisation. Conclusion, les documents s’entassent et prennent la poussière. Cela représente un vrai danger en cas de données sensibles. Un dépoussiérage est alors nécessaire avec du matériel spécifique (source).
Pourquoi prendre soin de ses archives en entreprise ?
Le gouvernement a bien compris, lui, l’importance des archives, surtout si elles sont dématérialisées. Elles participent activement, tous les jours à ce que l’activité fonctionne, en lui donnant des chiffres de références, des adresses, des réponses.
C’est pour cela qu’il souhaite instaurer, par le biais de la transition numérique, une entreprise toujours plus fluide, plus productive et donc faite pour compétiter avec d’autres entreprises françaises mais aussi en dehors de l’hexagone.
Une entreprise d’archivage peut aider les entrepreneurs à atteindre ces objectifs en ordonnant les archives papiers et en les numérisant pour trouver le meilleure e-gestion possible, en fonction de la structure.
La première étape passera par le dépoussiérage des archives. Certains documents, abimés par le temps ou des prédateurs ont besoin, page à page, parfois, d’être nettoyés. Mais ce dépoussiérage concerne également l’endroit du stockage. Cela est pour le tiers archiveur l’occasion de déterminer si d’autres menaces (insectes, humidité) pèsent sur les documents papiers. Il va donc s’assurer que les rayonnages, les contenants, le sol et les murs ne représentent pas de danger pour les archives.
Enfin, quand cette première étape est terminée, il est possible, si l’entreprise en a besoin, de procéder à l’inventaire, au tri, à la destruction de documents. Les papiers restants peuvent faire l’objet d’une numérisation réglementaire, pour élaborer une administration drastique et efficiente des archives.
Au besoin, ces professionnels peuvent former les équipes sur les moyens de mettre en place la digitalisation des documents futurs qui seront émis, mais aussi reçus par l’entreprise.